Woran Digitalisierungsprojekte im Mittelstand wirklich scheitern

Wenn ein Digitalisierungsprojekt scheitert, wird hinterher meist auf die Technik gezeigt. Die Software war fehlerhaft, der Dienstleister zu langsam, das System zu kompliziert. In den Projekten, die wir aus der Nähe gesehen haben, war die Technik aber fast nie die eigentliche Ursache. Sie war das Symptom. Die Entscheidungen, die ein Projekt kippen, fallen früher, und sie sehen im Moment der Entscheidung meist völlig vernünftig aus. Hier sind die fünf Ursachen, die uns immer wieder begegnen, und woran Sie jede davon erkennen, bevor sie teuer wird.

1. Es wurde Software gekauft, bevor das Problem verstanden war

Der Klassiker beginnt mit einer Messe, einer Empfehlung oder einer überzeugenden Produktvorführung. Das Werkzeug steht fest, bevor jemand aufgeschrieben hat, welches Problem es eigentlich lösen soll. Danach wird der Betrieb an die Software angepasst statt umgekehrt, und die Mitarbeitenden bauen sich Excel-Nebenbuchhaltungen, um die Lücken zu stopfen. Woran Sie es früh erkennen: Wenn in Projektbesprechungen mehr über Funktionen der Software gesprochen wird als über Abläufe Ihres Betriebs, läuft die Reihenfolge falsch herum.

2. Die Leute, die täglich damit arbeiten sollen, wurden nicht gefragt

Entschieden wird am Konferenztisch, gearbeitet wird woanders. Wenn die Sachbearbeiterin, die den Prozess seit fünfzehn Jahren kennt, das neue System zum ersten Mal bei der Schulung sieht, ist das Projekt in Gefahr, und zwar unabhängig davon, wie gut die Software ist. Nicht aus Trotz, sondern weil niemand ihre Sonderfälle eingeplant hat, und Sonderfälle sind in gewachsenen Betrieben der halbe Alltag. Woran Sie es früh erkennen: Fragen Sie die zwei erfahrensten Mitarbeitenden im betroffenen Bereich, was sie vom geplanten System halten. Wenn die Antwort „davon höre ich zum ersten Mal“ lautet, haben Sie Ihre Baustelle gefunden.

3. Alles auf einmal statt eines nach dem anderen

Der Wunsch ist verständlich: Wenn schon Aufwand, dann richtig, und in zwei Jahren ist der ganze Betrieb digital. In der Praxis überfordert der große Wurf alle Beteiligten gleichzeitig. Das Projekt wird so groß, dass niemand mehr den Überblick hat, die ersten sichtbaren Ergebnisse liegen Monate entfernt, und irgendwann kippt die Stimmung, weil viel Geld geflossen ist und im Alltag noch nichts besser wurde. Woran Sie es früh erkennen: Wenn der Projektplan keinen Punkt enthält, an dem nach sechs bis acht Wochen etwas Konkretes im Echtbetrieb läuft, ist das Projekt zu groß geschnitten.

4. Niemand trägt die Verantwortung wirklich

Auf dem Papier gibt es einen Projektleiter. Faktisch macht er das neben seinem eigentlichen Job, der Dienstleister verweist auf das Pflichtenheft, die Geschäftsführung fragt alle paar Wochen nach dem Stand. Wenn dann etwas hakt, ist jeder ein bisschen zuständig und niemand ganz. Probleme bleiben liegen, nicht weil sie schwer wären, sondern weil unklar ist, wer sie lösen darf. Woran Sie es früh erkennen: Stellen Sie die Frage „Wer sagt Stopp, wenn etwas in die falsche Richtung läuft?“. Wenn die Antwort länger als ein Satz ist, ist die Verantwortung nicht geklärt.

5. Nach dem Start ist das Projekt „fertig“

Die Einführung wird gefeiert, der Dienstleister verabschiedet sich, und drei Monate später zeigt sich, was im Echtbetrieb wirklich fehlt. Kein System sitzt beim ersten Wurf perfekt, das ist normal. Zum Problem wird es, wenn niemand mehr da ist, der nachjustiert: Kleine Ärgernisse bleiben bestehen, die Mitarbeitenden gewöhnen sich Umgehungen an, und nach einem Jahr wird das teure System nur noch halb genutzt. Woran Sie es früh erkennen: Fragen Sie vor Projektstart, was in den drei Monaten nach der Einführung passiert und was das kostet. Wenn darauf keine konkrete Antwort kommt, endet die Betreuung mit der Rechnung.

Das Muster hinter den fünf Punkten

Alle fünf Ursachen haben denselben Kern: Es fehlt nicht an Technik, sondern an Ehrlichkeit in der Planung. Ehrlich zu klären, welches Problem gelöst werden soll. Ehrlich die Menschen einzubeziehen, die es betrifft. Ehrlich zuzugeben, dass ein kleiner funktionierender Schritt mehr wert ist als ein großer Plan. Und ehrlich zu benennen, wer verantwortlich ist, vor und nach dem Start. Das Gute daran: Nichts davon kostet Geld. Es kostet nur die Bereitschaft, diese Fragen zu stellen, bevor die erste Rechnung geschrieben wird. Wenn Sie ein Projekt vor sich haben, nehmen Sie die fünf Erkennungsfragen aus diesem Artikel mit ins nächste Gespräch, sie sind unbequem, und genau das ist ihr Zweck.

Wandelwerk Tech entwickelt individuelle Software für den Mittelstand, mit klarer Verantwortung vor und nach dem Start. Wenn Sie ein Projekt planen oder eines gerade hakt, sprechen Sie mit uns.