Excel ersetzen im Unternehmen: wann es sinnvoll ist und wann nicht

Excel ist die erfolgreichste Unternehmenssoftware der Welt, und das aus gutem Grund. Sie ist flexibel, jeder kennt sie, und sie kostet praktisch nichts. In den meisten mittelständischen Betrieben, die wir kennen, laufen zentrale Abläufe über Tabellen: Angebotskalkulation, Lagerbestände, Urlaubsplanung, manchmal die halbe Warenwirtschaft. Das ist nicht per se ein Problem. Es wird eines, wenn bestimmte Symptome auftauchen. In diesem Artikel beschreiben wir, woran Sie erkennen, dass Ihr Betrieb aus Excel herausgewachsen ist, was die Alternativen sind und in welchen Fällen Sie besser bei Excel bleiben.

Die fünf Symptome, an denen Sie es erkennen

1. Niemand weiß mehr, welche Datei die aktuelle ist. Kalkulation_final_v3_NEU_wirklich.xlsx kennt jeder. Sobald dieselbe Tabelle in mehreren Versionen kursiert, per E-Mail hin und her geschickt oder auf verschiedenen Laufwerken gespeichert, treffen Sie Entscheidungen auf Basis von Daten, von denen Sie nicht wissen, ob sie stimmen.

2. Dieselben Daten werden mehrfach eingetippt. Der Auftrag steht in der Auftragstabelle, im Lieferschein, in der Rechnungsvorlage und im Übergabeprotokoll. Vier Eingaben, vier Fehlerquellen, und bei jeder Änderung müssen alle vier Stellen angefasst werden. Die Zeit, die dabei verloren geht, taucht in keiner Auswertung auf, aber sie summiert sich jede Woche.

3. Nur eine Person versteht die Tabelle. Irgendwann hat ein Mitarbeiter eine beeindruckende Tabelle mit Verknüpfungen, Makros und versteckten Blättern gebaut. Sie funktioniert, solange er da ist. Wird er krank, wechselt er den Job oder geht in Rente, steht der Ablauf still. Das ist kein Excel-Problem, sondern ein Risiko für den Betrieb.

4. Mehrere Personen müssen gleichzeitig damit arbeiten. Excel ist für Einzelarbeit gebaut. Sobald drei Leute parallel in dieselben Daten schreiben müssen, beginnt das Ausweichen: Kopien, Zurufe, „kannst du kurz rausgehen aus der Datei“. Geteilte Cloud-Tabellen mildern das, lösen es aber nicht, sobald Abläufe und Berechtigungen ins Spiel kommen.

5. Die Tabelle soll Dinge tun, für die sie nie gedacht war. Automatische Benachrichtigungen, Freigabeschritte, Anbindung an den Webshop, Auswertungen über Jahre hinweg. Mit genug Aufwand bekommt man vieles in Excel hinein. Die Frage ist nicht, ob es geht, sondern was die Bastellösung Sie an Pflege, Fehlern und Nerven kostet.

Was die Alternativen sind

Wenn zwei oder mehr dieser Symptome auf Ihren Betrieb zutreffen, gibt es grundsätzlich drei Wege.

Standardsoftware. Für viele Aufgaben existieren fertige Programme, von der Buchhaltung bis zum Projektmanagement. Vorteil: schnell verfügbar, planbare Kosten. Nachteil: Ihr Betrieb muss sich der Software anpassen, nicht umgekehrt. Wenn Ihre Abläufe ins Standardschema passen, ist das oft die richtige Wahl.

Baukastensysteme. Sogenannte Low-Code-Plattformen erlauben es, ohne viel Programmierung eigene kleine Anwendungen zu bauen. Für einfache Fälle funktioniert das gut. Die Grenzen zeigen sich, wenn Abläufe komplexer werden oder mehrere Systeme verbunden werden müssen, dann wird der Baukasten schnell zur nächsten Bastellösung.

Individuelle Software. Eine Anwendung, die genau Ihre Abläufe abbildet: Ihre Begriffe, Ihre Schritte, Ihre Sonderfälle. Das ist die teuerste Variante in der Anschaffung und die günstigste im täglichen Gebrauch, weil niemand mehr gegen das Werkzeug arbeitet. Sie lohnt sich dort, wo ein Ablauf geschäftskritisch ist und sich von der Stange nicht abbilden lässt.

Wann Sie bei Excel bleiben sollten

Der ehrliche Teil: In manchen Fällen ist der Umstieg die falsche Entscheidung. Wenn eine Tabelle von einer Person gepflegt wird, selten geändert wird und keine anderen Systeme berührt, gibt es keinen Grund, sie abzulösen. Dasselbe gilt für Auswertungen und einmalige Berechnungen, dafür ist Excel schlicht das beste Werkzeug. Und wer gerade dabei ist, seine Abläufe grundlegend umzustellen, sollte erst die Abläufe klären und dann über Software nachdenken, nicht umgekehrt. Software, die ein Chaos digitalisiert, produziert digitales Chaos.

Ein brauchbarer Maßstab: Rechnen Sie grob zusammen, wie viele Stunden pro Woche in Ihrem Betrieb mit Doppeleingaben, Versionssuche und Tabellenpflege verloren gehen, und multiplizieren Sie das mit einem Jahr. Wenn diese Zahl deutlich über den Kosten einer ordentlichen Lösung liegt, lohnt sich zumindest das Nachrechnen im Detail.

Wie ein Umstieg abläuft, ohne den Betrieb zu gefährden

Die größte Sorge, die wir in Gesprächen hören, ist nicht der Preis, sondern das Risiko: Was, wenn die neue Lösung nicht funktioniert und die alte schon abgeschaltet ist? Die Antwort ist: Man schaltet nichts ab, bevor das Neue sich bewiesen hat. Ein sauberer Umstieg beginnt mit dem einen Ablauf, der am meisten schmerzt, nicht mit allem auf einmal. Die neue Lösung läuft eine Zeit lang parallel zur alten Tabelle, bis klar ist, dass sie trägt. Erst dann wird umgestellt, und die Tabelle bleibt als Archiv erhalten. So bleibt das Risiko an jedem Punkt überschaubar, und Ihre Mitarbeitenden können sich an das neue Werkzeug gewöhnen, statt ins kalte Wasser geworfen zu werden.

Der erste Schritt ist dabei immer derselbe, und er kostet nichts: aufschreiben, welche Tabellen es gibt, wer sie pflegt und was passiert, wenn sie einen Tag lang ausfallen. Allein diese Liste zeigt den meisten Betrieben, wo sie wirklich stehen.

Wandelwerk Tech entwickelt individuelle Software für den Mittelstand. Wenn Sie herausfinden wollen, ob sich ein Umstieg bei Ihnen rechnet, sprechen Sie mit uns, die Einschätzung ist unverbindlich.